Gmail(に限らず)受信トレイはキレイにしよう

他人のGmailの画面を見ると、案外散らかってたり無造作にされてたりという印象があるので書いてみる。

うちのGmailは、3分割されている。画像参照。Gmailには、"Multiple Inboxes"という機能がある(Labs)ので、これを使っている。

(1)受信トレイ

1つ目は、受信トレイ(Inbox)で、いわゆる普通の画面。新着メールはここに表示される。
この受信トレイを、次のシンプルなルールを守って使うことにする。

・極力、ここにメールを置かないこと

新たに届いたメールはこの受信トレイに置かれるが、一度開封したら、アーカイブ(Archive)してしまおう。
今は忙しいからメールの返信ができないとか、30分後に結果をメールするといったように、何らかのアクションが必要になるメールは、"__Pending"ラベルを付けて、アーカイブしてしまおう。

アーカイブすると、受信トレイには表示されなくなるが、削除されたわけではない。ラベルが着いていればそこから表示できるし、全てのメール(All mail)からも表示できる。もちろん、検索もできる。

大事なのは、とにかく、「受信トレイには何も置かない」こと。「何らかのアクションが必要なメールには、"__Pending"ラベルを付ける」こと。

(2)処理待ちメールリスト

2つ目は、処理待ちメールリストで、ここには「あなたが処理しなければならないメール」を置く。
具体的には、そういったメールには"__Pending"(処理待ち)というラベルを付けておき、そのラベルを持つメールだけを表示する。

たとえば、○時からライブのチケット申し込み開始！というメール。

たとえば、Amazonコンビニ受け取りの受取番号のメール。

こういった、「あとで自分が何かしなければならないメール」には、どんどん"__Pending"のラベルを付けていこう。こうすれば、メールに関して「やらなければいけないこと」は、すべてこの「処理待ちメールリスト」を確認すればよいことになる。このリストがからっぽなら、あなたはメールに関してやるべき仕事から解放されている。実に幸せなことだ。

なお、具体的な"Multiple Inbox"の設定例としては、Search query に "label:__Pending" を指定してやればよい。

(3)その他未読メール

最後は、その他の未読メール。これは人によってまちまちなので、あなたの受け取るメールの種類に応じてわければ良いだろう。

自分の場合は、mixiのような各種サービスからの通知メールにはフィルタを設定している。それらのメールは、「受信トレイに入れず(=受信直後にアーカイブされる)」「ラベルを付ける」ようになっている。つまり、未読状態だが受信トレイに入らないメールだ。これらのメールは、比較的重要度が低いので、このリストでチェックする。あるいは見逃す。見逃したくないメールは、ここに入らないようにフィルタを設定すればよい。

なお、具体的な"Multiple Inbox"の設定例としては、Search query に "is:unread" を指定してやれば、未読メールを表示させることができる。実際には、さらにlabel:hoge のようにフィルタを組み合わせても構わないし、-label:hoge のように除外するのも良いだろう。

メールの処理のながれ

このような3分割方式をとることにより、自分の「メールの処理」は次のようになる。

新着メールに気付き、メールを読む時間がある
1. 受信トレイの新着メールを読む
  1. メールの内容が「数分以内にアクション(返事やカレンダーへの入力など)が完了する」なら、そのアクションを行い、メールをアーカイブする。
  2. そうでないなら、"__Pending"ラベルを付けて、メールをアーカイブする。
2. 処理待ちメールリストを見て、今片付けられる仕事があれば実行する。完了したら、"__Pending"のラベルをはがす。
3. まだヒマなら、未読メールをぼけーっと眺める。
受信トレイがからっぽであることを確認しておしまい。

このように、「やるべきこと」の場所がはっきりしているということは、結構大事なことです。受信トレイが新着・未読・保留メールであふれていると、何をすべきかがはっきりしません。唯一言えるのは、その受信トレイを整理することが「やるべきこと」だと言うことだけです。

「いいやここはこうした方がいいよ！」とか、「こんな拡張使うともっと快適だよ！」などというご意見がありましたら是非[twitter:@syonbori]にも教えて下さいね！